Księgowość w fundacjach – najważniejsze zasady i obowiązki organizacji

Fundacja musi prowadzić księgowość od dnia wpisu do KRS. To obowiązek niezależny od tego, czy organizacja osiąga przychody, czy nie. Poniżej znajdziesz zasady, które chronią zarząd przed błędami, ułatwiają rozliczenia dotacji i budują zaufanie darczyńców. Wskazujemy konkretne obowiązki, terminy i decyzje, które trzeba podjąć już na starcie – w tym wybór między pełną księgowością a uproszczoną ewidencją.

Przeczytaj również: Pośrednik kredytowy a bank - jakie są różnice w usługach oferowanych klientom w Bydgoszczy?

Obowiązek prowadzenia księgowości i odpowiedzialność zarządu

Każda fundacja zarejestrowana w KRS ma obowiązek prowadzić księgowość. Nie ma znaczenia źródło finansowania – darowizny, dotacje, składki czy brak przychodów – ewidencja musi być rzetelna i bieżąca. Za jej poprawność odpowiada zarząd: podpisuje sprawozdania, zatwierdza politykę rachunkowości i nadzoruje obieg dokumentów.

Przeczytaj również: Jakie są obowiązki przedstawiciela we Francji w kontekście przepisów prawa pracy?

Odpowiedzialność zarządu obejmuje nie tylko księgi, ale też archiwizację dowodów księgowych, terminowe sprawozdania do US, KRS i – przy zatrudnieniu – rozliczenia ZUS. Błędy mogą skutkować sankcjami finansowymi i utratą wiarygodności wobec grantodawców.

Przeczytaj również: Sztabki miedzi inwestycyjne a inne metale: co warto wiedzieć?

Pełna księgowość czy uproszczona ewidencja? Kluczowa decyzja

Fundacja co do zasady prowadzi pełną księgowość według ustawy o rachunkowości. Alternatywą bywa uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, jeśli spełnia warunki art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego (m.in. brak działalności gospodarczej i odpowiedni poziom przychodów oraz źródeł finansowania). Wybór wpływa na zakres ewidencji, procedury i koszty obsługi.

W praktyce większość fundacji wybiera pełne księgi – ułatwia to rozliczenia projektów i dotacji, pozwala wiarygodnie dzielić koszty na statutowe i administracyjne oraz spełnia oczekiwania grantodawców co do sprawozdawczości.

Polityka rachunkowości i plan kont dopasowany do fundacji

Organizacja musi przyjąć własną politykę rachunkowości: określić rok obrotowy, metody wyceny, zasady inwentaryzacji, obieg dokumentów i plan kont. W planie kont warto przewidzieć analitykę dla projektów, źródeł finansowania oraz rozdział kosztów: cele statutowe vs. koszty administracyjne.

Dobra praktyka: oddziel konta na dotacje celowe, darowizny, środki niewykorzystane i zwroty. To skraca czas przygotowania rozliczeń i ułatwia kontrolę budżetu na poziomie programu i zadania.

Ewidencja przychodów i kosztów specyficznych dla fundacji

W księgach ujmuje się m.in. darowizny pieniężne i rzeczowe (z wyceną według wartości rynkowej), dotacje (z podziałem na transze i przeznaczenie), składki, a także odpłatną działalność pożytku publicznego, jeżeli fundacja ją prowadzi. Każdy wydatek należy przypisać do projektu/cele statutowego lub administracji, zgodnie z umową dotacji i regulaminami kosztów kwalifikowalnych.

Ewidencjonowanie wydatków na cele statutowe powinno być szczegółowe: dokumenty opisane numerem zadania, źródłem finansowania, budżetową kategorią i notą merytoryczną (co zrealizowano). Taki opis ułatwia audyt i rozliczenia końcowe.

Podatki w fundacjach: kiedy CIT ma znaczenie

Fundacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą korzystać ze zwolnienia z CIT w zakresie dochodów przeznaczonych na cele statutowe. Jeśli jednak fundacja prowadzi działalność gospodarczą lub uzyskuje przychody poza zakresem zwolnień, musi rozliczać podatek CIT od tej części dochodu.

Ważne: zwolnienia podatkowe mają charakter warunkowy – kluczowe jest faktyczne przeznaczenie i wydatkowanie środków na cele statutowe oraz właściwa dokumentacja. Błędna kwalifikacja kosztów może skutkować dopłatą podatku.

Sprawozdawczość roczna i przejrzystość finansowa

Każda fundacja sporządza roczne sprawozdanie finansowe, zatwierdza je w ustawowym terminie i składa do urzędu skarbowego, a następnie publikuje w KRS. Zasada jest prosta: sprawozdanie musi odzwierciedlać stan faktyczny, być kompletne i zgodne z polityką rachunkowości.

Transparentność to nie tylko wymóg prawa. Publiczne udostępnianie sprawozdań i jasny podział kosztów wzmacniają zaufanie darczyńców i partnerów. W praktyce przekłada się to na łatwiejszy dostęp do dotacji i sponsorów.

Terminy i dokumenty: o czym nie można zapomnieć

Fundacje przestrzegają terminów: sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego, złożenie dokumentów do US, publikacja w KRS. Jeśli fundacja zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców – dochodzą rozliczenia ZUS i zaliczki PIT.

Zarząd powinien zapewnić obieg dokumentów umożliwiający rozliczenia miesięczne: rachunki kosztów, wyciągi bankowe, listy płac, umowy z grantodawcami i wykonawcami, protokoły odbioru, ewidencję środków trwałych i wyposażenia.

Najczęstsze ryzyka i jak im zapobiec

• Brak rozdziału kosztów – wprowadź konta analityczne dla projektów i kategorii budżetowych, opisuj każdy dowód.
• Niedoszacowanie obowiązków – nawet mała fundacja ma pełne wymogi sprawozdawcze; zaplanuj kalendarz terminów i osoby odpowiedzialne.
• Błędy w kwalifikowalności – każdą fakturę porównuj z umową dotacji i wytycznymi; trzymaj limity i wskaźniki.
• Nieterminowe publikacje – ustaw przypomnienia dla sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania.
• Nieaktualna polityka rachunkowości – aktualizuj ją przy zmianach przepisów i nowych źródłach finansowania.

Praktyczne standardy pracy z dokumentami

Wdrażaj listę kontrolną przyjmowania dokumentów: poprawność formalna, merytoryczna, numer zadania, źródło finansowania, opis celu. Wprowadzaj dokumenty na bieżąco – unikniesz kumulacji błędów pod koniec projektu.

Trzymaj odrębne rejestry dla umów, protokołów, harmonogramów i wskaźników projektowych. Zadbaj o zgodność sald z wyciągami bankowymi i potwierdzeniami sald od kontrahentów, a raz w roku przeprowadź inwentaryzację.

Kiedy skorzystać z obsługi księgowej dla fundacji

Jeśli fundacja realizuje kilka projektów równolegle, finansowanych z różnych źródeł, korzysta z pracy zleceniobiorców i prowadzi rozliczenia międzynarodowe, zewnętrzna obsługa skraca czas i zmniejsza ryzyko. Profesjonalne biuro zapewni plan kont pod projekty, terminowe sprawozdania i wsparcie w audytach.

Jeżeli działasz lokalnie i potrzebujesz bieżącej współpracy, sprawdź usługę Księgowość dla fundacji w Lublinie – wsparcie dopasowane do organizacji non-profit, z naciskiem na rozliczanie dotacji i przejrzystość finansową.

Checklist: minimalne standardy zgodności w fundacji

• Polityka rachunkowości i plan kont dostosowane do projektów i źródeł finansowania.
• Bieżąca ewidencja darowizn, dotacji, kosztów statutowych i administracyjnych z opisem dokumentów.
• Sprawozdanie finansowe sporządzone, zatwierdzone i złożone w terminie (US, KRS).
• Kontrola kwalifikowalności kosztów w projektach i dokumentowanie rezultatów.
• Transparentność: publiczne udostępnienie sprawozdań i jasny podział kosztów.
• Monitorowanie zmian przepisów i aktualizacja procedur wewnętrznych.

Co zyskuje fundacja dzięki rzetelnej księgowości

Przede wszystkim bezpieczeństwo prawne zarządu, sprawne rozliczenia dotacji i wiarygodność wobec grantodawców. Przejrzystość finansowa zwiększa szanse na finansowanie, a dobrze zaprojektowany plan kont daje kontrolę nad budżetami i płynnością. To realne wsparcie misji – mniej formalności, więcej czasu na działania statutowe.